Редакторам: Трелло и управление проектами

Как и любой человек, я занимаюсь кучей дел. Чтобы быстро переключаться между задачами, не шляпить сроки и копить информацию в одном месте: куски текста, тезисы, наработки по структуре — нужен инструмент проектной памяти. Чтобы открыл карточку и сразу в работу.

Приспособил для этого Трелло.

 

Что это

Трелло — виртуальная доска с карточками, которые раскиданы по колонкам. Колонки — это списки дел, их можно создавать сколько угодно и называть как нравится.

Можно создавать несколько разных досок, чтобы не копить все в одном месте. У меня так: «онгоин» — рабочие проекты, «хоупс энд экспектейшнз» — отстойник идей, еще — рабочие группы по разным проектам.

Главный экран с карточками и колонками

Каждая карточка — проект. В ней я пишу задачу, сохраняю куски текста, ссылки, складирую важные картинки и скриншоты, слежу за выполнением чеклистов и выставляю сроки.

Внутри это выглядит так: описание, вложения, чеклисты и комментарии

Внутри это выглядит так: описание, вложения, чеклисты и комментарии

Это удобнее хранения в компьютерных или бумажных папках, потому что доступно с любого компьютера с интернетом. Или телефона с приложением.

Карточки легко перекидываются по колонкам. Это помогает группировать не только по отраслям, но и этапам.

Сделал — переложил. Можно «драг энд дропом», можно через кнопки внутри карточки

Сделал — переложил. Можно «драг энд дропом», можно через кнопки внутри карточки

Знак ₽ в названии значит коммерческий проект. Я так делаю, чтобы бегло оценить, какими проектами сейчас занят и буду ли голодать в обозримом будущем.

 

UPD. Узнал о классной функции «Старение карточек», которая делает прозрачными те, которые не трогал больше недели. Меню → Улучшения → Старение карточек.

 

Колонки

Свои я разбил на группы трех типов: вид работы, этапы и правила.

Вид работы: редактура, видеосъемки, домашнее, драйвовое. Сюда записываю дела, над которыми работаю. Мне важно понимать, что у меня в работе и какими глазами смотреть: редактора, режиссера или автора курса. Штука в том, что разный вид работы я делаю в разное время. Такое разделение помогает распределять усилия и рабочее время.

Этапы — группировка по степени готовности проекта: «работаю» — карточка в областях работы, «жду» — согласования, денег или выкладки в портфолио, и «готово» — для приятных ощущений по завершению, что тоже важно.

Редактор Юля Медведева сделала целый конвейер для работы над статьей: «делать», «на согласовании», «замечания», «ждет публикации», «опубликовано — добавить в портфолио». Но для меня это перебор — хватает и одного стека.

Правила — инструкции, которые я составляю сам себя и периодически в них заглядываю. Здесь личная редполитика — правила написания заимствованных слов, названий и предлогов. Здесь повторяющиеся проблемные ситуации и решения вроде портящегося настроения в поездках.

Не проекты, но под рукой пригодятся.

 

Календарь

Функция, которая группирует дела по выставленным срокам. Помогает в случаях, когда дел и колонок много. Я практически не пользуюсь, потому что дела на неделю планирую в воркфлови. Здесь выставляю только отдаленные сроки, чтобы не забыть при планировании новой недели.

Например, штуку с дренажной трубой запланировал еще в конце февраля

Например, штуку с дренажной трубой запланировал еще в конце февраля

 

Как работать, чтобы не напрягало

Часто бывает, что выбранный инструмент перестает работать. Списки ведешь, проекты делаешь, а на доску смотреть не хочется. По моему опыту, единственная причина — доска переполняется неактуальными делами и любой взгляд причиняет боль.

Не смотришь →  теряется актуальное состояние дел →  пропадает необходимость смотреть в доску.

Поэтому важное правило — регулярно расчищать завалы и держать перед глазами только рабочее. Это помогает не перегружать префронтальную кору, которая, по всей видимости, реагирует на количество сущностей перед глазами, и 7 ± 2 — оптимальное количество. Если дел много и половина из них в подвешенном состоянии — инструмент не работает.

Делаю так: если проект висит неделю, никуда не двигается, а я не знаю, когда приступлю — перекидываю в доску «хоупс энд экспектейшнз», в которой копятся и ждут своего часа отложенные идеи и проекты.

А иногда могу и просто удалить — тоже нормально.

 

Кратко о пользе

— Копит информацию по актуальным проектам
— Помогает окинуть взором все дела
— Проводит по этапам: всегда знаешь, где находишься и что делать