Вопрос-ответ. Как справляться с раздутыми таск-менеджерами

В чат курса пришла Даша:

«Как справляться с перезагрузкой проектами в таск-менеджерах? Я добавила все курсы, идеи по проектам и новым скилам — и стало так много задач и проектов, что кажется, что ты их никогда все не сделаешь. А еще при каждом открытии я будто внутренне оправдываюсь, что за них пока не берусь. Что делать?»

Прекрасно понимаю вопрос. Собираешь-выгружаешь все дела, а потом открываешь — и все, апатия. Чем больше выбора, тем сложнее хомосапиенсам.

Барри Шварц о ловушках разнообразия

 Это только часть дел по-хозяйству ¯\_(ツ)_/¯ 

Это только часть дел по-хозяйству ¯\_(ツ)_/¯ 

А потом пришли ребята и накидали ответов.

Илья посоветовал разделять все на реальное и нереальное. Реальное — что уже в деле, нереальное — черновики и фантазии:

Screen-Shot-2018-06-13-at-13.27.12.gif

Это хорошо и действительно работает для дел, которые долго откладываешь. Но не помогает с тем, что уже в работе. Что делать, если действительно много проектов, которые не хочешь забыть: они небольшие, решаются относительно быстро, но жрут энергию массой. Хочется как-то системно разгребать свалку.

Тогда пришел Данияр и предложил не обращать на кучу внимание, а вытаскивать по одному делу из списка, назначать сроки-даты-цели и заниматься им, пока не сделаешь:

Screen-Shot-2018-06-13-at-13.27.27.gif

Это похоже на прием Марка Форстера, о котором я писал в прошлом ответе. Одно дело, каждый день, в четко выделенное время, понятное действие, до звонка. 

Как разгрести кучу непрочитанных писем и дел

Но не ясно что делать в первую очередь, как не запутаться и в чем система.

Тогда пришел Макс Черепица и посоветовал:
— брать дела из общего списка и закидывать их в список месяца или недели (и не смотреть в общий);
— закинуть проекты «когда-нибудь» на дальнюю полку и заходить туда раз в месяц;
— фокусироваться на том, что делать именно сегодня.

Screen-Shot-2018-06-13-at-13.28.18.gif

Я пришел примерно к тому же:
— Захожу в трелу с делами в конце каждого рабочего дня или недели. Зашел, отметил сделанное, написал наблюдения, взял на следующий день. Лучше это делать в конце дня и начинать утро с понятного плана, чтобы глаза не разбегались от количества проектов.
— Группирую и ставлю дела в очередь. Это значит, что пока не дочитаю Марка Форстера (и это полезно), не буду переключаться на Канемана. Пока не разберусь с ванной, не пойду разгребать балкон.
— Дела дня веду в воркфлови и концентрируюсь на одном деле. Это выглядит так:

 Одно дело в фокусе, по которому не хочу облажаться

Одно дело в фокусе, по которому не хочу облажаться

«→» — это все дела на сегодня, которые я скрываю, чтобы не пугать лобные доли. Заканчиваю то, на котором фокусируюсь, зачеркиваю, выкидываю под стрелку, выбираю новое. В конце дня обычно там так (хотя бывают дни и не очень):

 Под стрелкой «→» дела из закрытого списка. Я его формирую в конце дня и закрываю на замок — все новое автоматически переносится на завтра

Под стрелкой «→» дела из закрытого списка. Я его формирую в конце дня и закрываю на замок — все новое автоматически переносится на завтра

« ☞» — это дело текущей инициативы. То, что я беру из свалки и постепенно пилю по 25 минут в день. Сейчас у меня получается разбирать по 2 подхода: перед работой в начале дня и после обеда. Это может быть чтение сложной книги, монтаж фильма года, проверка фидбеков курса, накидывание тезисов для статьи.

«↓ » — это все дела, которые приходят в течение дня и переносятся на завтра.

Еще по ходу дня полезно закидывать импульсивные мысли-идеи-позывы в буфер — открытый текстовый файл, который разбирать в конце дня перед планированием следующего. Об этом даже написал инструкцию.

Все это здорово сохраняет силу и концентрацию. 

 

Если не понимаете, что это все за люди и из какого чата, то почитайте про курс.
Если есть вопрос, не стесняйтесь — timo@niceandeasy.me.